Microsoft Outlookไคลเอนต์สำหรับบริการอีเมล Outlook หรือ Live บันทึกอีเมลและไฟล์แนบแบบออฟไลน์ เมื่อคุณรับและส่งอีเมลขนาดของฐานข้อมูลจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ แม้ว่าจะทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถเข้าถึงอีเมลได้เมื่อไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต แต่ก็หมายความว่าขนาดของกล่องจดหมายจะขยายออกไปเรื่อย ๆ ในโพสต์นี้เราจะแบ่งปันวิธีที่คุณสามารถย่อและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook
กระชับและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook
ข้อเสียของการมีกล่องจดหมายที่ใหญ่กว่าคือทำให้ประสบการณ์ช้าลง ใช้เวลานานขึ้นในการเปิดและค้นหาสิ่งใด ๆ ยิ่งไปกว่านั้นผู้ให้บริการอีเมลเช่น Office 365 จำกัด ขนาดสูงสุดของกล่องจดหมาย หมายความว่าเว้นแต่คุณจะลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook คุณจะไม่สามารถส่งหรือรับอีเมลใด ๆ ได้
ข้อมูลทั้งหมดของกล่องจดหมาย Outlook เก็บไว้ที่ไหน
หากคุณใช้คุณลักษณะ POP หรือ IMAP ไฟล์อีเมลโฟลเดอร์ที่ติดต่อ ฯลฯ ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ถ้าคุณกำลังใช้บัญชี Office 365, Exchange หรือ Outlook.com ข้อมูลกล่องจดหมายจะพร้อมใช้งานในไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost) แม้ว่าการลบอีเมลและไฟล์แนบอาจช่วยได้ แต่หากคุณบันทึกข้อมูลทั้งหมดในไฟล์ PST ข้อมูลนั้นจะไม่ลดขนาดลงเอง
หมายเหตุ:เราได้พูดถึงอีกสองวิธีในการลบไฟล์จาก Outlook หากคุณใช้แล้วลดขนาดไฟล์ของกล่องจดหมายด้วยตนเองก็จะช่วยได้มากขึ้น
กระชับและลดไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)
ข้อดีของไฟล์ PST คือเมื่อคุณลบอีเมลมันจะกระชับฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติในพื้นหลัง กระบวนการบีบอัดจะเกิดขึ้นเมื่อคุณไม่ได้ใช้ Outlook คุณยังสามารถเลือกกระชับได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่างด้วยตนเอง:
- เปิด Outlook และลบรายการที่คุณไม่ต้องการ เมื่อคุณลบไฟล์จะอยู่ในโฟลเดอร์“ รายการที่ถูกลบ” คลิกขวาและว่างเปล่า
- คลิกที่ไฟล์> การตั้งค่าบัญชี> การตั้งค่าบัญชี
- เปลี่ยนไปที่แท็บไฟล์ข้อมูล เลือกไฟล์ข้อมูลที่คุณต้องการกระชับ จากนั้นคลิกที่การตั้งค่า
- คลิกแท็บขั้นสูง> การตั้งค่าไฟล์ข้อมูล Outlook
- ในการโต้ตอบการตั้งค่าแฟ้มข้อมูล Outlook คลิกกระชับตอนนี้และจากนั้นคลิกตกลง
ขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์ PST อาจใช้เวลาหลายนาทีในการกระชับ
กระชับและลดไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost)
บัญชีอีเมลจำนวนมากใช้ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์เพื่อจัดเก็บข้อมูล OST หรือไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์คล้ายกับ PST หรือ Outlook Data File โดยมีข้อยกเว้นประการหนึ่ง คุณไม่สามารถนำเข้าหรือส่งออกไปยังไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ (.ost)
- คลิกไฟล์ > การตั้งค่าบัญชีการตั้งค่าบัญชี
- ในแฟ้มข้อมูลแท็บคลิกแฟ้มข้อมูลที่คุณต้องการที่จะมีขนาดกะทัดรัดและจากนั้นคลิกการตั้งค่า
- คลิกขั้นสูงแท็บ> การตั้งค่าแฟ้มข้อมูล Outlook
- ในการโต้ตอบการตั้งค่าแฟ้มข้อมูล Outlook คลิกกระชับตอนนี้และจากนั้นคลิกตกลง
ใช้ Mail Cleanup Tool
Outlook นำเสนอเครื่องมือล้างข้อมูลอีเมลในตัวหรือคุณสามารถใช้เครื่องมือล้างข้อมูลแนบของ Outlook เพื่อค้นหาข้อความเก่าและข้อความขนาดใหญ่ที่คุณสามารถลบหรือย้ายไปยังไฟล์ PST ได้ นอกจากนี้ยังสามารถลบสำเนาของอีเมลที่ขัดแย้งกับเซิร์ฟเวอร์อีเมล บางครั้งเราลบไฟล์ออกจากเซิร์ฟเวอร์ แต่ยังคงมีอยู่ในไคลเอนต์ที่ใช้พื้นที่
เรียกใช้เครื่องมือ Mailbox Cleanup
- คลิกไฟล์> เครื่องมือ> การล้างข้อมูลกล่องจดหมาย
- เลือกดูขนาดกล่องจดหมายค้นหารายการที่เก่ากว่าค้นหารายการที่ใหญ่กว่าดูขนาดรายการที่ถูกลบโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบที่ว่างเปล่าดูขนาดความขัดแย้งหรือความขัดแย้งที่ว่างเปล่าเพื่อทำงานที่คุณต้องการ
ใช้ Cleanup Conversation Tool
Outlook for Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Office สำหรับธุรกิจ Outlook 2013 และอื่น ๆ มีเครื่องมือในการล้างการสนทนา การสนทนาหรือเธรดอีเมลเป็นสิ่งเดียวกัน “ เครื่องมือสนทนา” นั้นชาญฉลาด ระบบจะประเมินเนื้อหาของแต่ละข้อความและหากส่วนหนึ่งของอีเมลมีอยู่ในข้อความแสดงตัวอย่างใด ๆ ก็จะลบออก
คุณมีตัวเลือกเพิ่มเติมสามทางเลือกในการกระชับและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook
- Clean Up ตรวจสอบการสนทนาที่เลือก
- ล้างโฟลเดอร์ทบทวนโฟลเดอร์ที่เลือก
- การล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยจะตรวจสอบโฟลเดอร์ย่อยด้วย
นี่คือเคล็ดลับที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณกระชับและลดขนาดกล่องจดหมายใน Microsoft Outlook อย่างไรก็ตามตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าคุณไม่ได้ลบไฟล์ที่จำเป็นโดยไม่ได้ตั้งใจ
อ่านต่อไป : วิธีเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มความเร็ว Microsoft Outlook